100 gemakkelijk te gebruiken tips om uw open dag nog veel succesvoller te maken.
1–10: Doel en Strategie
1. Bepaal het doel van de open dag (ledenwerving, naamsbekendheid, verkoop cursussen).10. Vraag eventueel advies aan bestaande leden met ervaring in open dagen of aan externe experts.
11–20: Communicatie en Promotie
11. Ontwerp een aantrekkelijke flyer en poster.
12. Zet een online campagne op via sociale media.
13. Maak een evenement aan op Facebook/Instagram.
14. Informeer lokale pers en wijkbladen.
15. Benader scholen en kunstopleidingen in de buurt.
16. Zet een speciaal inschrijfformulier op je website.
17. Zet een aftelklok of aankondiging op je homepage.
18. Verstuur een uitnodiging via e-mail aan je mailinglijst.
19. Vraag leden om vrienden/familie mee te nemen.
20. Zorg voor duidelijke bewegwijzering op locatie.
21–30: Voorbereiding Locatie
21. Zorg voor netheid en overzichtelijkheid. Het is de eerste indruk en die vaak bepalend.
22. Richt ruimtes in met kunstwerken van leden dat eerder is gemaakt.
23. Zet tafels klaar voor mogelijke demonstraties/workshops om alles te verlevendigen
24. Voorzie in voldoende stoelen en zitplaatsen, tenzij er met ezels wordt gewerkt.
25. Regel een goede verlichting (zeker bij werkplekken en op het model indien nodig).
26. Voorzie in een garderobe of jasopslag.
27. Zorg voor een centrale, goed herkenbare ontvangsttafel of infopunt.
28. Plaats posters met het programmaoverzicht.
29. Zorg voor toegankelijke en vooral vindbare wc’s.
30. Denk aan toegankelijkheid voor mindervaliden.
31–40: Programma-inhoud
31. Plan live demonstraties van verschillende technieken.
32. Bied korte workshops aan waar bezoekers aan kunnen deelnemen.
33. Toon werk van leden in een mini-expositie.
34. Plan presentaties over cursussen en lesaanbod.
35. Geef een rondleiding door de ateliers en werkruimtes.
36. Nodig docenten uit om zichzelf en hun vakgebied voor te stellen op een vast gepland moment.
37. Zorg voor een kindertafel met creatieve activiteiten voor kinderen
38 Laat een video of slideshow zien van eerdere projecten.
39. Plan muziek of een creatieve sfeeractiviteit (live of opgenomen). Let op een vergunning buiten.
40. Geef uitleg over materialen die je gebruikt in de lessen. Zorg voor een demonstratie
41–50: Beleving en sfeer
41. Zorg voor een warme, gastvrije sfeer met aankleding en kleuren.
42. Zorg dat vrijwilligers of leden bezoekers persoonlijk welkom heten en uitgeleide doen.
43. Zorg voor voldoende verse koffie, thee en limonade.
44. Bied kleine versnaperingen aan (koekjes, fruit, etc.).
45. Voorzie badges voor teamleden zodat ze herkenbaar zijn.
46. Gebruik geurkaarsen of bloemen voor een aangename geur.
47. Speel rustige achtergrondmuziek.
48. Zorg voor comfortabele plekken om nog even te blijven zitten, kijken en praten.
49. Maak foto's en video’s maar wel met toestemming.
50. Hang complimentkaartjes of citaten over kunst op de muren.
51–60: Informatievoorziening
51. Leg folders klaar met cursusaanbod en prijzen.
52. Maak een flyer met veel gestelde vragen.
53. Bied een overzicht aan van je docenten en hun achtergronden.
54. Geef voorbeelden van lesroosters.
55. Leg inschrijfformulieren klaar (papier én digitaal).
56. Voorzie QR-codes naar inschrijfpagina’s.
57. Zorg dat het team goed geïnformeerd is over praktische zaken.
58. Leg een prijslijst voor materialen klaar (indien relevant).
59. Licht proeflessen toe als die bestaan.
60. Bied informatie aan over lidmaatschap of abonnementen.
61–70: Interactie en betrokkenheid
61. Laat bezoekers iets mee naar huis nemen dat ze zelf maakten.
62. Organiseer een kleine wedstrijd of prijsvraag.
63. Vraag feedback via een korte enquête.
64. Laat bezoekers een wens of idee ophangen.
65. Organiseer een "Meet the Artist"-moment met een lokaal talent.
66. Laat bezoekers stemmen op hun favoriete kunstwerk.
67. Laat een gastenboek invullen.
68. Nodig bezoekers uit om op sociale media iets te delen.
69. Maak een “fotowand” waar mensen selfies kunnen maken.
70. Geef kortingsbonnen of cadeaubonnen mee.
71–80: Werving en opvolging
71. Vraag e-mailadressen voor je nieuwsbrief (met toestemming).
72. Bied een aanmeldbonus (bijvoorbeeld: gratis workshop bij inschrijving).
73. Bied duo-aanmelding aan met extra korting.
74. Voorzie direct inschrijfmogelijkheid op locatie.
75. Laat bestaande leden vertellen waarom ze lid zijn.
76. Geef bezoekers iets tastbaars mee (zoals een goodiebag).
77. Stuur een bedankmail na afloop.
78. Volg na een week op met een herinneringsmail voor inschrijving.
79. Analyseer hoeveel mensen zijn gekomen en wat werkte.
80. Vergelijk inschrijvingsresultaten met je doel.
81–90: Team en organisatie
81. Stel een team samen voor de dag zelf (planning, ontvangst, workshops).
82. Geef iedereen een taak en zorg voor overleg vooraf.
83. Zorg voor back-up bij afzeggingen.
84. Doe een generale repetitie of walkthrough.
85. Voorzie EHBO-kit en een noodgevalplan.
86. Regel voldoende pauzes voor het team.
87. Bied teamleden eten/drinken aan.
88. Zorg voor herkenbare kleding of buttons.
89. Maak een checklist per ruimte.
90. Vraag achteraf evaluatie aan teamleden.
91–100: Langetermijneffect
91. Houd contact met geïnteresseerden via nieuwsbrief of updates.
92. Plaats een terugblik op je website en sociale media.
93. Zet testimonials van bezoekers online (met toestemming).
94. ,Zet foto’s en video’s online.
95. Evalueer wat goed werkte en wat beter kon.
96. Gebruik verzamelde foto’s voor toekomstige promotie.
97. Hergebruik goede elementen voor andere evenementen.
98. Meet hoe je imago of bekendheid is veranderd.
99. Plan meteen een vervolgactie (bijv. open lesweek).
100. Bepaal hoe je de groei duurzaam kunt voortzetten.
